La pregunta «¿puedo seguir facturando con Word o Excel con VeriFactu?» no se responde correctamente con un sí o un no. La clave no es el nombre del programa, ni el número de facturas que emitas, sino qué funciones realiza realmente esa herramienta dentro de tu proceso de facturación.
Qué ha aclarado realmente la AEAT sobre Word y Excel
La Agencia Tributaria ha publicado una aclaración específica sobre hojas de cálculo y procesadores de texto. El criterio es funcional: hay que observar qué hace la herramienta con la información de facturación.
Según la FAQ oficial, el RRSIF no afecta a Word o Excel cuando se utilizan exclusivamente para:
- introducir los datos de las facturas;
- expedir e imprimir las facturas;
- conservar la información de facturación.
La propia AEAT añade un matiz importante: un Excel que genera simples listados de facturas emitidas, incluso con sumatorios u otras reglas de cálculo, no pasa automáticamente a ser un SIF.
El escenario cambia cuando la herramienta procesa la información de facturación para producir directamente resultados destinados al cumplimiento tributario. El ejemplo oficial es una hoja de cálculo con una macro que genera el libro registro de facturas expedidas: en ese caso sí se considera un Sistema Informático de Facturación y debe cumplir los requisitos aplicables.
| Uso de Word o Excel | Tratamiento orientativo | Qué revisar |
|---|---|---|
| Escribir, expedir o imprimir facturas manualmente | No SIF por ese uso | Que la herramienta se limite realmente a esas funciones. |
| Conservar la información de las facturas | No SIF por ese uso | Que no exista procesamiento adicional para producir resultados tributarios. |
| Crear un listado simple de facturas y hacer sumatorios | No necesariamente SIF | La AEAT indica que simples listados y sumas no bastan por sí solos. |
| Macro que genera el libro registro de facturas expedidas | Sí puede ser SIF | Debe analizarse su adecuación al RRSIF. |
| Generar directamente libros de IVA, IRPF, contabilidad u otros resultados tributarios | Sí puede ser SIF | La herramienta ya procesa información de facturación con finalidad tributaria. |
| Uso mixto, automatizaciones o integraciones no claras | Revisión necesaria | La AEAT puede valorar las capacidades y herramientas utilizadas en el caso concreto. |
No depende de que emitas muchas o pocas facturas
Emitir pocas facturas no crea, por sí solo, una exención del RRSIF. Del mismo modo, utilizar Excel no convierte automáticamente la facturación en «manual» a efectos del Reglamento.
Hay que separar dos cuestiones: si el contribuyente y las operaciones están dentro del ámbito del RRSIF, y si la herramienta utilizada para expedir las facturas reúne las características de un SIF.
Si tu duda principal es el volumen de facturación, consulta también VeriFactu con pocas facturas: exenciones y opciones.
¿Y qué ocurre con WooCommerce?
Aquí conviene evitar otra simplificación frecuente: WooCommerce no se convierte automáticamente en un SIF simplemente porque gestione pedidos, clientes, impuestos o pagos.
El Real Decreto 1007/2023 define el SIF por las funciones que realiza en la expedición de facturas. En una tienda WooCommerce hay que identificar qué componente expide materialmente la factura.
- WooCommerce genera el pedido y un plugin de facturación expide la factura.
- WooCommerce envía los datos a un ERP o SaaS externo, que es quien factura.
- Un desarrollo integrado en WordPress participa directamente en la expedición y generación de registros.
- Conviven varios sistemas, lo que obliga a revisar series, duplicidades, devoluciones y responsabilidades.
Para ampliar esta parte, consulta qué es VeriFactu y qué se considera un SIF y la guía específica sobre VeriFactu en WordPress y WooCommerce.
Qué cambia cuando el sistema de facturación sí está dentro del RRSIF
Cuando la arquitectura utilizada para expedir facturas está dentro del ámbito del Reglamento, la adaptación no consiste simplemente en sustituir el PDF o añadir un código QR.
Entre los puntos que conviene validar están:
- qué estado del pedido dispara realmente la expedición;
- series y numeración;
- datos fiscales del cliente;
- impuestos y redondeos;
- reembolsos, anulaciones y facturas rectificativas;
- prevención de duplicidades ante webhooks o reintentos;
- generación del registro de facturación y su huella;
- código QR cuando corresponda;
- modalidad VERI*FACTU o NO VERI*FACTU;
- producto, versión y declaración responsable del SIF utilizado.
VERI*FACTU y NO VERI*FACTU no funcionan igual
El Reglamento admite dos modalidades válidas. En VERI*FACTU, los registros se remiten a la AEAT inmediatamente después de generarse. En NO VERI*FACTU, no existe esa remisión continuada, pero el sistema debe cumplir requisitos adicionales de seguridad, entre ellos la firma electrónica de los registros y el registro de eventos.
Por tanto, no es correcto afirmar de forma general que cualquier integración WooCommerce necesite siempre «firma digital y logs de eventos» de la misma manera. Depende de la modalidad seleccionada.
Facturae tampoco es sinónimo de VeriFactu
El registro de facturación no es una factura electrónica estructurada. Una tienda puede necesitar Facturae por otras razones, pero no debe mezclarse esa necesidad con la adaptación del SIF al RRSIF.
¿Qué ocurre si mi gestor emite materialmente las facturas?
La AEAT contempla expresamente este supuesto. Si el empresario entrega la información a un asesor o gestor y delega en ese tercero la expedición material de las facturas, hay que analizar el sistema utilizado por quien las expide.
Si el tercero utiliza un SIF, ese sistema debe generar los registros correspondientes y, si trabaja en modalidad VERI*FACTU, remitirlos a la AEAT. Pasar datos mediante Excel a una gestoría no determina por sí solo dónde está el SIF: importa quién expide materialmente la factura y con qué sistema lo hace.
Plazos vigentes: 2027, no 2026
Los plazos fueron ampliados mediante el Real Decreto-ley 15/2025:
- 1 de enero de 2027: entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: resto de obligados tributarios incluidos en el ámbito.
El periodo previo tiene consideración de periodo de pruebas. Consulta el calendario completo en VeriFactu 2027: fechas oficiales y plazos.
Entonces, ¿puedo seguir usando Word o Excel?
Sí, en determinados usos. La afirmación «Word y Excel dejan de ser válidos con VeriFactu» es incorrecta. También lo sería afirmar que «Word y Excel siempre se salvan».
- Si la herramienta solo introduce datos, expide o imprime facturas y conserva la información, puede quedar fuera de la consideración de SIF.
- Si procesa esa información para producir directamente libros registro, contabilidad u otros resultados tributarios, puede convertirse en SIF.
- Si existen macros, automatizaciones o integraciones, hay que analizar qué funciones realiza realmente.
- Si la facturación se expide desde WooCommerce, un plugin, un ERP o una gestoría, hay que identificar el componente que actúa como sistema de facturación.
Si facturas desde WooCommerce
La revisión debe centrarse en la arquitectura real: qué sistema expide, qué versión utilizas, cómo se gestionan series, pagos, devoluciones y qué modalidad del RRSIF corresponde a la solución.
Revisión técnica: Webyseo · agosto de 2026. Contenido informativo. La determinación del ámbito fiscal y de las obligaciones tributarias concretas corresponde al contribuyente y, cuando proceda, a su asesor tributario.
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